Yksityisyyden suoja työelämässä

Yksityisyyden suoja turvaa työntekijästä kerättävien, säilytettävien ja luovutettavien tietojen oikeudenmukaisen käsittelyn. Työntekijän henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava myös muun muassa EU:n tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Työelämän yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön noudattamista valvoo työsuojeluviranomaiset ja tietosuojavaltuutettu.

Tarpeellisuusvaatimus

Keskeinen säännös koskee tarpeellisuusvaatimusta. Työnantaja saa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai jotka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Toisin sanoen työnantaja ei saa siis edes työntekijän suostumuksella käsitellä sellaista tietoa, joka ei liity työsuhteeseen. Työsuhteen kannalta tarpeellisina tietoina ei pidetä muun muassa rotua, uskontoa, poliittista mielipidettä, ammattiliiton jäsenyyttä ja seksuaalista suuntautumista.

Henkilötietojen keräämisen yleiset edellytykset

Työnantaja saa kerätä henkilötietoja vain työntekijältä itseltään, ellei työntekijä ole antanut siihen erikseen suostumusta. Työnantajan on myös kerrottava työntekijälle, miksi kyseisten tietojen kerääminen on työtehtävien hoitamisen kannalta tärkeää ja mihin tietoja tarvitaan.

Tähän on muutamia poikkeuksia. Työntekijän suostumusta ei tarvita, jos viranomainen luovuttaa työnantajalle tietoja laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (esim. palkan ulosmittausta varten) tai työnantaja hankkii lain mukaisilla perusteilla luotto- tai rikosrekisteritietoja työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi.

Jos työnantaja on kerännyt tietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, on työnantajan ilmoitettava työntekijälle saamistaan tiedoista ennen kuin käyttää niitä työntekijää koskevassa päätöksenteossa.

Työnantaja ei saa säilyttää työntekijöistä vanhentuneita, virheellisiä tai tarpeettomia tietoja.

Terveystiedot

Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveystietoja vain, jos on saanut tiedot työntekijältä itseltään tai työntekijä on antanut siihen suostumuksensa. Sairautta tai vammaa koskevat tiedot ovat laissa määritelty arkaluontoisiksi tiedoiksi ja niitä voi käsitellä työpaikalla ainoastaan työntekijän luvalla.

Hyväksyttävä terveystietojen käsittely voi liittyä esimerkiksi sairausajan palkan maksamiseen, poissaolosyyn selvittämiseen, tilanteeseen jossa työn tekeminen aiheuttaa sairastumisen vaaraa tai tilanteeseen jolloin työntekijä haluaa selvittää työkykyisyyttään. Työntekijän terveystietoja saa käsitellä vain ne, jotka tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä terveystietojen perusteella tai laittavat päätöksiä toimeen.

Terveystiedoista ei saa pitää minkäänlaista rekisteriä vaan ne on poistettava välittömästi, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Työnantajan on myös säilytettävä työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot erillään henkilötiedoista.

Työterveyshuollon antamat terveydelliset diagnoosit ovat vain työntekijän ja työterveyshuollon edustajan välisiä asioita. Työterveyshuollolla ei ole oikeutta luovuttaa rekisteriä työnantajalle. Työnantaja saa työterveyshuollolta ainoastaan tiedon siitä, onko työntekijä soveltuva työtehtäviinsä.

Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen

Perusedellytys on, että työnantaja pyrkii varmistamaan, ettei sille tule tarvetta sähköpostiviestien lukemiseen. Työnantajan tulee tarjota työntekijälle mahdollisuus esimerkiksi ilmoittaa poissaolostaan automaattivastauksella ja mahdollisesta sijaisestaan poissaolon aikana tai ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Toinen henkilö voi arvioida, onko työnantajalla välttämätön tarve saada tieto viestistä.

Työnantaja saa tietyin edellytyksin hakea tai avata viestejä, jotka ovat saapuneet työntekijän työsähköpostiin tai jotka on lähetetty siitä. Nämä tietyt poikkeustilanteet on tarkasti määritelty laissa. Työnantajalla voi esimerkiksi olla oikeus avata työntekijän vastaanottama tai lähettämä viesti, jos viestin hakemisen yhteydessä on käynyt ilmi, että työnantajan on välttämätöntä saada tieto viestin sisällöstä neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi. Viestin avaamisen edellytyksenä on myös, ettei viestin lähettäjään tai vastaanottajaan saada muuten yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi.

Mikäli työnantaja hakee tai avaa työntekijän sähköpostin, on tämä tehtävä tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla. Viestin hakemisesta ja avaamisesta on laadittava kirjallinen selvitys, jonka osallistujat allekirjoittavat. Selvityksestä tulee ilmetä hakemisen syy, ajankohta ja suorittajat. Jos viesti on avattu, tulee selvityksestä ilmetä myös mikä viesti on avattu, miksi ja kenelle viestin sisällöstä on annettu tieto.

Työsuhteen päättyessä työntekijällä on oikeus vaatia työsähköpostitilinsä sulkemista. Työsuhteen päättyessä ei ole enää olemassa laillista perustetta käsitellä työntekijän sähköpostitiliä. Työsähköpostin edelleen välittämiseen ja lukemiseen tulee olla työntekijän suostumus. Työnantajalla on näyttötaakka suostumuksen olemassaolosta.

Työntekijän internetin käytön valvonta

Työnantajalla on ns. direktio-oikeus eli työn johto- ja valvontaoikeus. Työnantaja voi määritellä työntekijän työtehtävät, antaa työhön liittyviä määräyksiä sekä valvoa työstä suoriutumista. Työnantaja ei ole kuitenkaan tämän nojalla oikeutettu keräämään tai katsomaan työntekijän internet-selailusta kertyviä tunnistamistietoja.

Työntekijän tietojen julkaiseminen verkkosivuilla

Työntekijöiden nimet, valokuvat, ammattinimikkeet ja työyhteystiedot voidaan julkaista työnantajan verkkosivuilla ilman työntekijän suostumusta, jos julkaiseminen on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista työnantajan toiminnan kannalta. Vaikka työntekijän suostumusta julkaisemiseen ei tarvita, on työntekijällä oikeus tietää mitä tarkoitusta varten hänen tietojaan on internetissä.

Kameravalvonta työpaikalla

Työpaikoilla saa työelämän tietosuojalain mukaan toteuttaa kameravalvontaa vain työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Työnantaja ei siis saa toteuttaa työpaikalla kameravalvontaa ilman asiallista syytä ja tarvetta.

Kameravalvontaa ei saa käyttää tietyn työntekijän tarkkailuun. WC- ja pukeutumistiloissa tai esimerkiksi henkilöstötiloissa tai työntekijän käyttöön osoitetussa työpisteessä ei saa olla kameravalvontaa. Tietyssä työpisteessä saadaan käyttää kameravalvontaa, jos se on välttämätöntä työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhan tai turvallisuuteen tai terveyteen kohdistuvan vaaran tai haitan ehkäisemiseksi. Myös jos työntekijän työtehtävän olennainen osa on käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta, on kameravalvonta sallittua omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi.

Työntekijöille tulee ilmoittaa kameravalvonnan alkamisesta, toteuttamisesta, miten ja missä tilanteissa tallenteita käytetään sekä mahdollisten työpisteisiin sijoitettujen kameroiden sijainnista.

Kameran tallentama kuva ja ääni ovat henkilötietoja, jos henkilö on niistä tunnistettavissa. Tallenteet on hävitettävä heti kun ne eivät ole enää tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä.

Me autamme kaikissa työsuhdeasioissa ja niihin liittyvissä riitatilanteissa. Soita ja jutellaan tilanteestasi 029 009 2590!